En el mundo informático existen multitud de programas de aplicación. Cada tipo de programa permite a las personas efectuar tareas más rápidamente y con más precisión. De esta forma podemos decir que los programas vienen a sustituir a otras herramientas que quedaron anticuadas. Por ejemplo, un programa de textos sustituye con ventaja a una máquina de escribir, un programa de base de datos sustituye con ventaja a los ficheros de datos basados en fichas de cartulina. Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo u hoja electrónica. ¿Para qué sirve una hoja de cálculo? Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Además permite modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas. Una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras, proporcionando además un interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que proporcionan la mayoría de las calculadoras.

-- Es un software

-- Maneja números y fórmulas. La información básica que manejan las hojas de cálculo son informaciones numéricas que pueden estar relacionadas entre sí mediante fórmulas u operaciones matemáticas.

Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un archivo en el disco duro. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros. En la parte inferior de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. A éstas se accede con sólo hacer clic sobre cada etiqueta. También podemos movernos por las hojas mediante los controles (barras de desplazamiento) de la parte inferior de la ventana. Para modificar el número de hojas cálculo que veremos por libro seleccionaremos el Menú Herramientas/Opciones, clic en la ficha General, en el cuadro Número de hojas en libro nuevo introducimos el número de éstas que deseamos por omisión.

Para abrir un libro haremos clic en Abrir documento (o bien en el menú Archivo/Abrir), ya en el cuadro de diálogo seleccionamos la unidad de disco donde está el documento (mediante el control desplegable), seleccionaremos el directorio donde está el documento y al final haremos doble clic sobre el nombre del libro.

Cada vez que se inicia Excel se presenta por omisión un libro en blanco para poder comenzar a trabajar, pero si queremos crear un nuevo libro, o bien sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas o mediante Archivo/Nuevo.

Microsoft Excel funciona (como la gran mayoría de aplicaciones Windows) según el principio de primero seleccionar luego hacer. Es decir, si usted desea hacer algo primero deberá seleccionar el grupo de celdas y a continuación dar la orden.

Para seleccionar una celda: Haga clic sobre ella. Se visualizará un recuadro grueso rodeando la celda. Ello indica que la celda está seleccionada. Además, la celda seleccionada se visualiza en la lista de nombres. Si la celda contiene un dato éste se visualiza además en la barra de fórmulas.

Para seleccionar un rango: Haga clic en la celda superior izquierda y arrastre hasta la celda inferior derecha que define el rango.

Para seleccionar varios rangos: Seleccione el primer rango. Sitúe el puntero del ratón en la celda superior izquierda del siguiente rango, pulse CTRL CLIC y arrastre hasta definir en segundo rango. Repita la operación tantas veces como desee.

Para seleccionar una fila/columna: Haga clic sobre la cabecera o selector de fila/columna deseada.

Para seleccionar filas/columnas consecutivas: Haga clic en el selector de fila/columna y arrastre.

Para seleccionar filas/columnas no consecutivas: Haga clic en la primera cabecera de fila/columna y CTRL CLIC para seleccionar las restantes.

Introducción de datos

Para introducir un dato en una celda: Haga clic sobre la celda donde desea introducir el dato e introdúzcalo con el teclado. Termine pulsando la tecla ENTER.

Para introducir un dato en un rango: Seleccione el rango primero y comience a introducir los datos. Cada vez que pulsa ENTER el cursor se desplaza automáticamente a la siguiente celda de la selección.

Para cancelar una introducción: Si no ha pulsado ENTER puede cancelar la introducción del dato pulsando la tecla ESC. Si ya pulsó ENTER puede hacer clic en el botón Deshacer.

Se pueden introducir dos tipos de datos en las hojas de cálculo de Excel:

Constantes: Son valores que se introducen directamente en la celda. Por ejemplo: 25, 10, Enero, Ventas, 25-12-98. Las constantes pueden ser números, fechas y fragmentos de texto.

En informática se entiende por edición la facultad de efectuar modificaciones o de cambiar parte del contenido o estructura de un documento.

Edición de celdas y rangos: para modificar el contenido de una celda puede operar de distintas maneras, según la situación inicial.

Puede hacer clic directamente sobre la parte de la entrada que desea modificar (o bien en la celda o en la barra de fórmulas). Se visualizará el punto de inserción, a partir de ese momento puede:

• Mover el punto pulsando las flechas de dirección izquierda o derecha <-- o -->.

• Eliminar el carácter siguiente pulsando SUPR.

• Eliminar el carácter anterior pulsando RETROCESO.

• Seleccionar un fragmento de la entrada haciendo clic y arrastrando.

• Eliminar la selección pulsando SUPR o RETROCESO.

Terminada la modificación puede:

• Aceptar la entrada: pulsando ENTER o haciendo clic en el botón ACEPTAR de la barra de fórmulas.

• Rechazar las modificaciones pulsando la tecla ESC o el botón CANCELAR de la barra de fórmulas.

Para modificar el contenido de una celda:

Si ya pulsó ENTER modifique el contenido de una celda haciendo lo siguiente:

• Seleccione la celda haciendo clic sobre la misma.

• Si desea entrar un dato diferente, simplemente introdúzcalo por el teclado y pulse ENTER.

• Si desea modificar el dato existente pulse F2 o haga clic sobre la barra de fórmulas para visualizar el punto de inserción y los botones de la barra. A partir de ese momento opere como se ha explicado en el apartado anterior (Si está introduciendo un dato y no ha pulsado ENTER).

Para borrar celdas o rangos:

Seleccione la celda o rango que desea borrar y ahora puede:

• Pulsar la tecla SUPR (el contenido de la celda desaparece, la celda mantiene los formatos y notas que pudiera tener).

• Arrastrar con el ratón hacia arriba el cuadro situado en la esquina inferior derecha de la celda o selección (sin salirse de ella). Esta acción borrará el contenido de la celda y mantendrá los formatos y notas. Si pulsa CTRL mientras arrastra eliminará todo el contenido de la celda, incluido el formato.

• Seleccionar el menú Edición/Borrar, saldrá un submenú que nos permite seleccionar Todo, Formato, Contenido o Notas.

Copiar celdas o rangos:

Si el punto de destino de la copia está cerca: 
a) seleccione la celda o rango que desea copiar, 
b) señale con el ratón el borde de la selección, 
c) cuando el cursor cambie a forma de flecha haga CTRL clic y arrastre hasta el lugar donde desea situar la copia (no soltar CTRL hasta haber soltado el ratón).

Con los botones Copiar y Pegar: 
a) seleccione la celda o rango a copiar, 
b) haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas (también se puede pulsar CTRL C). La celda o selección se visualizará con un borde discontinuo, 
c) haga clic en el lugar donde desea situar la copia, 
d) haga clic en el botón Pegar de la barra de herramientas (también puede pulsar CTRL V). Puede seleccionar otra ubicación y volver a Pegar para hacer otra copia, 
e) Una vez terminado pulse ESC para anular la selección de copia.

Con el menú Edición: 
a) seleccione la celda o rango a copiar, 
b) seleccione el menú Edición/Copiar, 
c) seleccione el destino donde situar la copia, 
d) seleccione el menú Edición/Pegar.

Mover celdas o rangos:

Si el punto de destino está cerca: 
a) seleccione la celda o rango a mover, 
b) señale con el ratón el borde de la selección, 
c) cuando el cursor cambie e forma de flecha haga clic y arrastre hasta el lugar deseado.

Con los botones Cortar y Pegar: 
a) seleccione la celda o rango a mover, 
b) haga clic en el botón Cortar de la barra de herramientas (también puede pulsar CTRL X). La celda o selección se visualizará con un borde discontinuo, 
c) haga clic en el lugar donde desea mover la selección, d) haga clic en el botón Pegar de la barra de herramientas (o bien pulsar CTRL V).

Para mostrar/ocultar barras de herramientas: Señale con el ratón cualquier barra de herramientas y haga clic con el botón derecho, seleccione o deseleccione la barra deseada. También puede utilizar el Menú Ver/Barra de herramientas y nos mostrará una ventana de diálogo donde activaremos/desactivaremos en las casillas de verificación las barras que queremos mostrar/ocultar.

Para añadir un botón a una barra haremos visible la barra a modificar, haremos clic en el botón Personalizar del cuadro de diálogo Barra de herramientas. En la lista Categorías hacemos clic sobre una de ellas (cada categoría muestra un conjunto de botones en la sección Botones. Hacemos clic sobre un botón cualquiera y en la sección Descripción nos define la descripción de la función que realiza dicho botón. Arrastramos el botón hasta la barra de herramientas a modificar y pasa a incorporarse a ella. Hacemos clic en el botón Cerrar

El funcionamiento de las opciones de edición para filas o columnas es idéntico, todo lo que se indica en esta sección es válido para ambas y, por tanto, a veces, sólo se hace a filas o a columnas.

Inserción de filas/columnas: 
a) seleccione el número de filas que desea insertar, 
b) seleccione el menú Insertar/Filas o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione INSERTAR en el menú contextual.

Eliminación de filas/columnas: 
a) seleccione las filas/columnas a eliminar, 
b) seleccione el menú Edición/Eliminar o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione ELIMINAR en el menú contextual.

Ocultar filas/columnas: 
a) seleccione las columnas a ocultar, 
b) seleccione el menú Formato/Columna (Ocultar) o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione OCULTAR en el menú contextual.

Mostrar filas/columnas: seleccione el menú Formato/Columna (Mostrar) o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione MOSTRAR en el menú contextual.

Insertar celdas en blanco: Además de insertar filas y columnas también puede insertar nuevas celdas en un rango seleccionado. Cuando hace esto, Excel le pregunta hacia donde desea desplazar la selección (hacia la derecha o hacia abajo). Siga los siguientes pasos: 
a) seleccione el rango donde desea insertar las nuevas celdas, 
b) haga clic con el botón derecho y seleccione INSERTAR en el menú contextual (se visualizará el cuadro de diálogo Insertar), 
c) seleccione la opción de desplazamiento deseada y haga clic en ACEPTAR.

Diferencia entre ELIMINAR y BORRAR: Recuerde que Borrar elimina el contenido de la celda, mientras que Eliminar elimina el continente. Borrar equivale a borrar con una goma de borrar, mientras que Eliminar se asemeja a cortar con unas tijeras las celdas.

Como ya se dijo anteriormente, los documentos de Excel de denominan Libros, a su vez éstos están compuestos por hojas, por lo que vamos a explicar cuáles son las opciones de edición de las hojas de un libro.

Selección de hojas: 
a) para seleccionar una hoja haga clic sobre la etiqueta de la misma, 
b) para seleccionar varias hojas consecutivas haga clic en la primera y MAYUSC CLIC en la última, 
c) para seleccionar varias hojas no consecutivas haga clic en la primera y CTRL CLIC en las siguientes.

Cambiar el nombre de una hoja: 
a) seleccione la hoja, 
b) haga clic en el botón derecho y seleccione CAMBIAR NOMBRE en el menú contextual (también puede seleccionar el menú Formato/Hoja y Cambiar nombre, 
c) introduzca el nuevo nombre en el cuadro de diálogo Cambiar nombre, 
d) haga clic en ACEPTAR.

Mover o copiar una hoja: 
a) Para mover arrastre la etiqueta hasta la nueva ubicación. Para copiar haga la operación con CTRL ARRASTRAR. También puede operar como sigue: 
a) seleccione la hoja, 
b) seleccione el menú Edición/Mover o Copiar hoja. Se visualizará el cuadro de diálogo Mover o Copiar, 
c) introduzca las opciones deseadas y hacer clic en ACEPTAR (para copiar hay que activar el cuadro de verificación Crear una copia).

Excel permite de forma sencilla e intuitiva ajustar la altura de las filas y la anchura de las columnas a las necesidades y/o preferencias del usuario.

Para ajustar la altura de las filas: 
a) señale la línea que divide la cabecera de dos filas, cuando el puntero del ratón cambia de forma arrastre hacia arriba o hacia abajo para reducir o aumentar la altura de la fila, 
b) también puede utilizar el menú Formato/Fila, que le permite graduar con precisión la altura de la fila, ponerla en altura estándar, ocultarla o mostrarla. Este menú se aplica sobre las filas seleccionadas.

Para ajustar la anchura de las columnas: 
a) señale la línea que divide la cabecera de dos columnas, cuando el puntero del ratón cambia de forma arrastre hacia la izquierda o hacia la derecha para reducir o aumentar la anchura de la columna, 
b) también puede utilizar el menú Formato/Columna, que le permite graduar con precisión la anchura de la columna, ponerla en anchura estándar, ocultarla o mostrarla. Este menú se aplica a las columnas seleccionadas.

Excel es una hoja de cálculo en la que se han cuidado mucho las opciones para que el usuario pueda diseñar y producir un modelo que además de ser muy eficiente desde el punto de vista numérico resulte muy bien presentado y acabado. Cuando usted introduce un dato en una celda Excel aplica el formato general o estándar, consistente en alinear los números a la derecha de la celda y los textos a la izquierda.

Para aplicar un formato: 
a) seleccione la celda o rango a aplicar el formato, 
b) aplique el formato deseado. Para ello puede hacer:

• Clic en un botón de la barra de herramientas de formato.

• Seleccionar una opción del menú Formato.

• Hacer clic con el botón derecho del ratón para visualizar las opciones aplicables a la selección.

Para eliminar un formato: 
a) seleccione la celda o rango a eliminar el formato, 
b) seleccione el menú Edición/Borrar (Formatos).

La barra de herramientas Formato permite aplicar distintas opciones de formato a la selección actual con sólo hacer clic en el botón correspondiente.

El Menú Formato/Celda: El Menú Formato/Celda permite aplicar distintas opciones de formato a la celda o rango de celdas seleccionadas. Una vez seleccionado éste se visualiza el cuadro de diálogo Formato de celdas; dicho cuadro presenta seis fichas (Número, Alineación, Fuentes, Bordes, Diseño y Protección), que permiten acceder a las distintas opciones de formato de celdas.

Formato de números: Los números en Excel se pueden visualizar de distintas maneras. Para aplicar formato a los números: 
a) seleccione la celda o rango de celdas que contienen los números a formatear, 
b) seleccione el menú Formato/Celdas, 
c) haga clic en la ficha Número, 
d) seleccione el formato numérico deseado y haga clic en ACEPTAR.

Cuando cree formatos personalizados, tenga en cuenta que el símbolo # produce visualización cuando el número existe (opcional), mientras que el símbolo 0 produce visualización siempre (obligatoria). Por ejemplo, 7,2 con formato #.###,## se visualizará 7,2, mientras que con formato 0000,00 se visualizaría 0007,20.

Para crear un formato personalizado basta con escribirlo en el cuadro código del cuadro de diálogo Formato de Celdas. En la práctica, lo más cómodo es: 
a) seleccionar el formato que más se aproxime al que deseamos crear, 
b) modificarlo en el cuadro Código, 
c) Hacer clic en ACEPTAR.

Aplicar formatos con botones: Puede aplicar formatos numéricos haciendo clic directamente sobre los botones de la barra de herramientas.

Alineación de texto y números: Presenta tres aspectos que se pueden combinar entre sí para dar una gran cantidad de variaciones:

• La alineación Horizontal puede ser: a la izquierda, al centro, a la derecha, llenar, justificar y centrar dentro de la selección.

• La alineación Vertical puede ser: Superior, Inferior, Central, Justificar.

• La orientación del texto puede ser: Apaisada y vertical con distintas disposiciones.

Fuentes: La ficha Fuentes del cuadro de diálogo Formato/Celdas permite aplicar a la selección la fuente deseada, el estilo, tamaño, color y otros efectos (también podemos utilizar los botones de la barra de herramientas Formato para seleccionar el formato de las fuentes).

Bordes: Otra opción que permite mejorar notablemente el aspecto de las hojas de cálculo es la opción Bordes. Mediante esta opción podrá recuadrar celdas o aplicar filetes inferiores, superiores o laterales. Dichos filetes podrán ser de distintos colores, estilos y grosores. 
Para aplicar bordes: 
a) seleccione la celda o rango a aplicar los bordes, 
b) haga clic en el desplegable Paleta Bordes para ver la paleta (también puede seleccionar el menú Formato/Celdas (ficha Bordes), 
c) elija el borde que desea aplicar.

Diseño: Puede aplicar opciones de diseño de dos maneras: 
a) haciendo clic en el desplegable paleta colores, 
b) seleccionando la ficha Diseño del menú Formato/Celdas. Esta segunda opción es más completa, ya que permite definir además de los colores de fondo a aplicar las tramas de las mismas.

Símbolo del euro: Se encuentran disponibles formatos de número adicionales con el símbolo del euro.

Formatos de fechas de cuatro dígitos: Formatos de número adicionales con fechas de cuatro dígitos.

Lista Autorellenar: Microsoft Excel 2000 extiende automáticamente formatos y fórmulas en listas, simplificando esta tarea común.

Aplicar un estilo: 
a) seleccione las celdas a aplicar el estilo, 
b) seleccione el menú Formato/Estilo, 
c) en el cuadro de diálogo haga clic en el desplegable Nombre del estilo:, 
d) seleccione el estilo a aplicar, 
e) haga clic en ACEPTAR.

Borrar un estilo: 
a) seleccione el menú Formato/Estilo, 
b) seleccione el estilo a borrar, 
c) haga clic en el botón ELIMINAR.

Modificar un estilo: 
a) seleccione el menú Formato/Estilo, 
b) en el cuadro Estilo seleccione el que desea modificar, 
c) haga clic en el botón MODIFICAR (se visualizará el cuadro de diálogo Formato Celdas), 
d) efectúe las modificaciones de fuentes, bordes, diseño, etc., e) haga clic en ACEPTAR.

a) Seleccione el rango de celdas a aplicar autoformato, 
b) abra el menú Formato/Autoformato (se visualizará el cuadro de diálogo Autoformato), 
c) seleccione un formato en la lista de formatos de tabla (veremos una muestra de ese formato en la parte derecha de la pantalla),
d) haga clic en ACEPTAR y automáticamente se reflejará en nuestro rango seleccionado el tipo de formato escogido.

En el manejo cotidiano de Excel podrá utilizar distintas opciones que le permitirán ver los modelos de la hoja de cálculo de la manera que más se ajuste a sus necesidades y/o preferencias personales.

División de la hoja en paneles: Cuando un modelo tiene muchos datos, es frecuente perder de vista las cabeceras. Esto se puede evitar dividiendo la hoja horizontal o verticalmente en dos paneles. Esto se realiza haciendo clic en la marca de división horizontal o vertical que aparece junto a las barras de desplazamiento y arrastrando hacia la izquierda o abajo para dividir la hoja. Cuando desee eliminar la división haga doble clic en la línea de división.

Inmovilizar secciones: Si desea inmovilizar la parte de la hoja que muestra los títulos puede hacerlo mediante el menú Ventana/Inmovilizar Secciones. Cuando desee volver a la situación anterior seleccione Ventana/Movilizar Secciones.

El menú Herramientas/Opciones (ficha Ver) presenta un cuadro de diálogo que permite definir otras opciones de visualización en la hoja:

Autocompletar

Rellenar rápidamente entradas repetidas en una columna: Si los primeros caracteres que escriba en una celda coinciden con una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenará automáticamente los demás. Microsoft Excel rellenará sólo las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las que contengan sólo números, fechas u horas no se rellenarán. Para aceptar la entrada propuesta, presione ENTRAR. La entrada completa seguirá exactamente el modelo de mayúsculas y minúsculas de las entradas existentes.

• Para reemplazar los caracteres introducidos automáticamente, continúe escribiendo.

• Para eliminar los caracteres introducidos automáticamente, presione RETROCESO.

Además, podrá seleccionar entre una lista de las entradas ya contenidas en la columna. Para ver la lista, presione ALT+FLECHA ABAJO o haga clic en la lista con el botón secundario del mouse (ratón), A continuación, haga clic en Elegir de la lista del menú contextual.

Es posible rellenar automáticamente varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Series). Para seleccionar el tipo de serie en un menú contextual, seleccione los valores iniciales de la serie. A continuación, mantenga presionado el botón secundario del mouse (ratón) mientras arrastra el controlador de relleno.

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que rotula las columnas con letras (desde A hasta IV, en un total de 256 columnas) y las filas con números (del 1 al 65536). Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. Cuando se introduce una fórmula en Excel, normalmente se hace referencia a otra u otras celdas. Existen tres tipos de referencias a celdas:

Referencias relativas: son referencias a celdas relacionadas con la posición de la fórmula. Son las que se utilizan por defecto. Cuando se efectúa una copia de una celda que contiene una referencia relativa las celdas de destino desplazan sus referencias tantas filas y columnas como hay entre la celda original y la celda destino.

Referencias absolutas: son referencias de celda que siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posición específica. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dólar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dólar a la fórmula como se indica a continuación: =$C$1.

Referencias mixtas: son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y relativa a la columna (o viceversa, referencia absoluta a la columna y relativa a la fila). La parte de la referencia que es absoluta va precedida del símbolo $ y la relativa no. De este modo:

• Cuando vea una referencia del tipo $B$2 se trata de una referencia absoluta (la celda B2 queda fija en su fila y columna).

• Cuando vea una referencia del tipo $B2 se trata de una referencia mixta. La celda B2 queda enclavada sobre la columna B y durante la copia podrá desplazarse por las filas 3, 4, 5...

• Cuando vea una referencia del tipo B$2 se trata de una referencia mixta. La celda B2 queda enclavada sobre la fila 2 y durante la copia podrá desplazarse por las columnas C, D, E...

Para establecer referencias mixtas: 
a) seleccione en la barra de fórmulas la referencia que quiere modificar, 
b) pulse F4 una vez (la referencia se transforma en absoluta), 
c) pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en mixta: se fija la fila), 
d) pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en mixta: se fija la columna), 
e) pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en relativa).

Búsqueda: El menú Edición/Buscar presenta el cuadro de diálogo Buscar, el cual permite localizar contenidos en las celdas de las hojas. Opere como se indica a continuación:

• Introduzca en Datos a buscar lo que desea buscar.

• En Buscar seleccione Por filas o Por columnas para determinar la dirección de búsqueda.

• En Buscar dentro de seleccione dónde desea buscar: en Fórmulas, Valores o Notas. Si desea que la búsqueda sea sensible a letras mayúsculas y minúsculas, active la casilla de verificación Coincidir mayúsculas/minúsculas. Si desea buscar contenidos completos (no fragmentos) active la casilla de verificación Buscar celdas completas solamente.

• Haga clic en el botón BUSCAR SIGUIENTE para localizar la siguiente ocurrencia en la hoja.

Sustitución: Para efectuar sustituciones dentro de una hoja de cálculo opere de la siguiente manera:

Son un mecanismo que facilita enormemente la utilización de los diversos tipos de referencias y consiste en:

• Asignar un nombre a una celda o rango de celdas.

• Utilizar el nombre en las fórmulas que hacen referencia a las celdas.

El sistema tiene grandes ventajas:

No es necesario controlar si se trata de referencias absolutas o mixtas, Excel lo hace por usted.
Obtendrá hojas de cálculo más fáciles de entender y modificar.

Microsoft Excel se adelanta con frecuencia al deseo del usuario a la hora de construir series de datos. Podrá poner, por ejemplo, en una celda el texto Enero y generar una serie con los meses del año por el procedimiento de llenar hacia la derecha o hacia abajo.

Series de números: 
a) introduzca dos números; 
b) seleccione los dos números; 
c) llene hacia abajo o hacia la derecha.

Series de fechas: 
a) introduzca una fecha y llene hacia abajo para generar una serie día a día; 
b) introduzca dos fechas para generar una serie con la periodicidad deseada; 
c) introduzca un mes y llene hacia abajo para generar una serie de meses.

Estimación sencilla de tendencias: 
a) seleccione una serie incompleta, 
b) llene hacia abajo hasta la fila correspondiente y Excel genera la tendencia.

Los comentarios son textos que pueden asociarse a una celda de la hoja de cálculo. Son muy útiles porque permiten agregar explicaciones adicionales o mensajes explicativos relativos al modelo en general o a alguna fórmula más o menos compleja.

Agregar un comentario a una celda: 
a) Haga clic en la celda donde desea agregar el comentario, 
b) en el menú Insertar, haga clic en Comentario. 
c) escriba el texto del comentario en el cuadro, 
d) cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro. 
Nota: Cuando ordena elementos en una hoja de cálculo, los comentarios se desplazan a las nuevas posiciones con los elementos de las filas o columnas ordenadas.

OLE es el acrónimo de Object Linking and Embedding. En la práctica se traduce a la posibilidad de:

& Objeto: Cualquier documento generado en una aplicación.

& Incrustar objetos en una hoja de Excel (Embedding). Consiste en insertar un objeto, éste tiene una existencia independiente del documento que lo generó. Es decir, si el objeto original cambia, el incrustado no. Un objeto incrustado aumenta el tamaño del fichero, ya que debe incorporar toda la información necesaria para reconstruir el objeto dentro del documento.

& Vincular objetos en una hoja de Excel (Linking). Consiste en insertar un puntero en un documento. El puntero señala al fichero que se desea vincular y al cargar un documento que contiene enlaces Excel localiza los ficheros vinculados y regenera los objetos. Estos ocupan menos espacio en disco que los incrustados.

Cuando copia información entre Microsoft Excel y otros programas de Office o cualquier programa que admita OLE, puede elegir entre copiar la información como un objeto vinculado o como un objeto incrustado.

Si utiliza el comando Pegado especial (menú Edición) y selecciona la opción Pegar vínculos, la información se pegará como un objeto vinculado. Si selecciona el tipo de objeto y las opciones Objeto y Pegar, la información se pegará como un objeto incrustado. El comando Objeto y la mayoría de los comandos del submenú Imagen (menú Insertar) también insertarán la información como objetos vinculados o incrustados. Las principales diferencias entre los objetos vinculados y los objetos incrustados consisten en la ubicación en que se almacenan los datos y cómo se actualizan una vez colocados en el archivo de destino.

Utilice objetos vinculados si desea que la información refleje todos los cambios que se realicen en los datos originales o si el archivo tiene un tamaño considerable. En un objeto vinculado, la información original permanecerá almacenada en el archivo de origen. El archivo de destino mostrará una representación de la información vinculada pero se almacenará únicamente la ubicación de los datos originales. Si se cambian los datos originales, la información vinculada se actualizará de forma automática. Por ejemplo, si se selecciona un rango de celdas en un libro de Microsoft Excel y, a continuación, se pegan como un objeto vinculado en un documento Word, al realizar cambios en el libro, la información se actualizará en Word.

Por el contrario, un objeto incrustado formará parte del archivo de destino. Los usuarios que no tengan acceso a los datos originales, pueden abrir el archivo en otro equipo y ver el objeto incrustado. Como el objeto incrustado no tiene vínculos con el archivo de origen, si se cambian los datos originales, no cambiará. Para cambiar un objeto incrustado, haga doble clic en el objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen. Este (o cualquier otro programa capaz de modificar el objeto) deberá estar instalado en el equipo. Si se copia información como un objeto incrustado, el archivo de destino necesitará más espacio en el disco que si se vincula la información.

Existen distintos niveles de protección que permiten definir un esquema flexible de cómo el usuario podrá acceder a los libros o a parte de éstos.

Protección a nivel archivo: Se logra asociando una password (palabra clave) al libro. De este modo, cada vez que se desee abrir el libro Excel solicita la password.

Protección a nivel libro: La protección a nivel libro permite bloquear el tamaño y movimiento de las ventanas, así como la estructura del libro (número y nombre de sus hojas), para que no puedan ser eliminadas, renombradas, movidas. Esta operación impide cualquier operación que suponga la adición de nuevas hojas.

Protección a nivel hoja: Esta protección permite proteger el contenido, los objetos y los escenarios definidos en la hoja, así como evitar que otros usuarios cambien accidentalmente o intencionadamente sus contenidos.

Protección a nivel celda: La protección a nivel celda permite proteger la celda de modificaciones accidentales y también ocultar la fórmula subyacente. Para activar la protección a nivel celda debe activarse previamente la protección a nivel hoja.

Protección de archivos: Para proteger un archivo opere de la siguiente forma: 
a) seleccione el menú Archivo/Guardar como. Se visualizará el cuadro de diálogo Guardar como, 
b) Haga clic en el botón Opciones (veremos el cuadro de diálogo Opciones para guardar), este cuadro permite introducir dos contraseñas o passwords, una de protección que impedirá que toda persona que desconozca la contraseña pueda abrir el libro. Y una segunda que permitirá a los usuarios que la conozcan poder efectuar modificaciones en el libro, 
c) cuando termine de hacer las definiciones haga clic en Aceptar. Excel le pedirá que conforme las contraseñas para evitar posibles errores.

Protección de libros: 
a) seleccione el menú Herramientas/Proteger y en el desplegable escoja la opción Libro, 
b) en el cuadro de diálogo Proteger libro indique lo que desea proteger e introduzca una contraseña si lo desea.

Protección de hojas: 
a) seleccione el menú Herramientas/Proteger y en el desplegable escoja la opción Hoja, 
b) en el cuadro de diálogo Proteger hoja indique lo que desea proteger e introduzca una contraseña si lo desea. Una hoja protegida activa las protecciones definidas a nivel celda, de modo que las celdas que estén protegidas no podrán sufrir modificaciones.

Protección de celdas: por omisión la protección a nivel celda está activada y la protección a nivel hoja desactivada. Si activa la protección a nivel hoja no podrá efectuar modificaciones en la hoja de cálculo. El procedimiento habitual consiste en desbloquear las celdas que sí se desea permitir su modificación y a continuación activar la protección de la hoja. El bloqueo a nivel celda se controla desde el menú Formato/Celdas (ficha Protección).

Si se desea un único resultado, puede ser necesario que Microsoft Excel ejecute varias operaciones para generar ese resultado. Por ejemplo, en la siguiente fórmula se calcula el promedio únicamente de las celdas comprendidas en el rango D5:D15 en que la celda en la misma fila en la columna A contiene el texto "Líneas Aéreas Cielo Azul". La función SI buscará las celdas en el rango A5:A15 que contiene "Líneas Aéreas Cielo Azul" y, a continuación, devolverá el valor en la celda correspondiente en D5:D15 para la función PROMEDIO.

{=PROMEDIO(SI(A5:A15=" Líneas Aéreas Cielo Azul",D5:D15))}

Para calcular varios resultados con una fórmula matricial, deberá introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales.

Para resaltar los resultados de una fórmula u otros valores de la celda que desee supervisar, pueden identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula la varianza entre las ventas pronosticadas y las ventas reales. Microsoft Excel puede aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas. Si cambia el valor de la celda y no cumple ya la condición especificada Microsoft Excel suprimirá temporalmente los formatos resaltando esa condición. Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que se quiten, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados.

Aplicar formatos condicionales a celdas:  
A) Seleccione las celdas a las que desee dar formato. 
B) En el menú Formato, haga clic en Formato condicional. 
C) Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, haga clic en Valor de la celda, seleccione la frase de comparación e introduzca un valor en el cuadro correspondiente. Puede introducirse un valor constante o una fórmula; debe incluirse un signo igual (=) delante de la misma.

Para evaluar datos o una condición que no sean los valores de las celdas seleccionadas, utilice una fórmula como criterio de formato. Haga clic en Fórmula en el cuadro de la izquierda y, a continuación, escriba la fórmula en el cuadro de la derecha. La fórmula debe evaluarse contra un valor lógico VERDADERO o FALSO.

La consolidación de datos permite resumir datos procedentes de varias hojas (por ejemplo, sumar, calcular promedios, desviaciones, etc.) El proceso de consolidación permite al usuario elegir si los datos consolidados quedan vinculados a las hojas fuente o no. Excel permite consolidar hojas por posición y por categoría.

Por posición, cuando los datos de todas las áreas de origen se organizan en idéntico orden y situación; por ejemplo, para combinar los datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla. Si se introducen datos utilizando una serie de hojas de cálculo basadas en la misma plantilla y se desea que aparezcan todos los datos de cada hoja en una única hoja de cálculo, es conveniente utilizar el Asistente para plantillas con seguimiento de datos.

Por categorías, si se desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos que coinciden en cada hoja de cálculo.

• Haga clic en la celda superior izquierda del área de destino de los datos de consolidación.

• En el menú Datos, haga clic en Consolidar.

• En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.

• En el cuadro Referencia, introduzca el área de origen que desea consolidar.

• Haga clic en Agregar.

• Repita los últimos pasos en cada área de origen que desee consolidar.

• Para actualizar automáticamente la tabla de consolidación cuando cambien los datos de origen, seleccione el cuadro de verificación Crear vínculos con los datos de origen. Para crear vínculos, el área de origen y el área de destino deben estar en diferentes hojas de cálculo. Una vez creados los vínculos, no pueden agregarse nuevas áreas de origen ni cambiarse las que se han incluido en la consolidación.

Crear un gráfico: Puede presentar los datos de Microsoft Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos.

Columna: Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determinado período de tiempo, o ilustra las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación que se ha producido en el transcurso del tiempo. Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo. El gráfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes.

Barra: Los gráficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos individuales. Las categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de hacer hincapié en la comparación de valores y haciendo menos énfasis en el tiempo transcurrido. Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo.

Línea: Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.

Circular: Los gráficos circulares muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma de elementos. Siempre mostrará una única serie de datos, y resulta de utilidad cuando se desea destacar un elemento significativo. Para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elemento en un gráfico circular y de barras más pequeños situado junto al gráfico principal.

XY (Dispersión): Los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos, o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráficos muestra los intervalos, o agrupaciones, desiguales de datos, y suele utilizarse para los datos científicos. Al organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

Área: Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

Anillos: Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo, aunque puede contener más de una sola serie de datos. Cada anillo de un gráfico de anillos representa una serie de datos.

Radial: En los gráficos radiales, cada categoría tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series.

Superficie: Los gráficos de superficie resultan de utilidad cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores.

Burbujas: Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico XY (Dispersión). El tamaño del marcador de datos indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, introduzca los valores Y y los tamaños de burbuja en las filas o columnas adyacentes.

Cotizaciones: El gráfico Máximo, mínimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Asimismo, este tipo de gráficos puede utilizarse para datos científicos, como por ejemplo para indicar cambios de temperatura. Deberá organizar los datos en el orden correcto para estos y otros tipos de gráficos de organizaciones. Un gráfico de cotizaciones que mide volúmenes tiene dos ejes de valores: uno correspondiente a las columnas que miden el volumen, y el otro para la cotización de los valores. Podrá incluir el volumen en un gráfico Máximo, mínimo, cierre o en un gráfico Apertura, máximos, mínimos, cierre.

Cono, cilindro y pirámide: Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide pueden realzar y mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D.

Un gráfico está compuesto por una serie de elementos que son susceptibles de recibir formato. Las partes más importantes son:

Gráfico: es el área ocupada por la ventana del gráfico e incluye todos los elementos que forman el gráfico. Para seleccionar el gráfico completo haga clic en algún punto situado fuera del área de trazado que no contenga ningún elemento.

Area de trazado: es el área donde se dibujan las series de datos.

Series de datos: cada una de las dos series que se representadas.

Puntos de datos: cada uno de los números de una serie de datos.

Ejes: son el eje X y el eje Y, que se utilizan en las representaciones gráficas basadas en coordenadas cartesianas.

Nombre de categorías: es el nombre de los puntos de datos.

Marcas de graduación: son las líneas cortas que intersectan los ejes X e Y, sirven como referencias visuales.

Líneas divisorias: son unas líneas horizontales y verticales trazadas perpendicularmente a los ejes por sus marcas de graduación.

Existen dos maneras de crear gráficos en Excel: manual y mediante el Asistente de gráficos. 
Creación manual: seleccione los datos que desea representar gráficamente y pulse la tecla F11, se creará una hoja de cálculo nueva que contendrá el gráfico. 
Con el Asistente de gráficos: seleccione los datos a representar, haga clic en el botón Asistente de gráficos y se visualizará un cuadro de diálogo que nos mostrará los pasos a dar y el rango seleccionado, pulsamos el botón Siguiente y elegimos el tipo de gráfico y así sucesivamente hasta llegar al último paso pulsamos Finalizar y nos mostrará el gráfico en la misma hoja.

Cambiar el tipo de gráfico: se puede cambiar el tipo de gráfico de varias maneras:

• Con la barra de herramientas Gráfico, mediante el botón Paleta galería de gráficos.

• Con el menú Formato/Tipo de gráfico.

• Con el botón de la barra de herramientas Estándar Asistente para gráficos.

Formato de gráficos: los gráficos se componen de elementos (ejes, series, etiquetas de texto. Leyenda, etc.). Dichos elementos son susceptibles de diversos formatos. Como regla general, para aplicar formato a un elemento:

Haga doble clic sobre el elemento para visualizar un cuadro de diálogo con las opciones de formato asociadas al elemento.

Introducción de texto en un gráfico: en un gráfico podemos introducir títulos al gráfico y/o los ejes y texto libre.

Formato de los ejes: haga doble clic sobre el eje X o Y. Se visualizará el cuadro de diálogo Formato de ejes, el cual presenta cinco fichas que permiten aplicar opciones de formato relativas al diseño, escala, fuentes, número y alineación.

Formato de las series: haga doble clic sobre una serie y veremos el cuadro de diálogo Formato de las series de datos que nos permite aplicar diseño, formas, rótulo de datos, orden de las series y opciones.

Tipos de funciones

Mediante las funciones matemáticas y trigonométricas, pueden ejecutarse cálculos matemáticos simples y complejos, como el cálculo del valor total de un rango de celdas, el del valor total de una rango de celdas que cumplan una condición en otro rango o redondear números.

ABS: Calcula el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el mismo número sin signo. Ejemplo: ABS(-10) = 10

ALEATORIO: Devuelve un número aleatorio comprendido entre cero y uno. Esta función no tiene argumentos y se utilizar para simular sucesos en los que interviene el azar, ya que devuelve un número aleatorio. Ejemplo: ALEATORIO()

ALEATORIO.ENTRE: Devuelve un número aleatorio entre los especificados. Ejemplo: ALEATORIO.ENTRE(2;20)

COS: Devuelve el coseno de ángulo en radianes. Sintaxis: =COSENO(ángulo en radianes). Ejemplo: COSENO(PI()) = -1

ENTERO: Devuelve el entero por defecto. Sintaxis: =ENTERO(Número). Ejemplo: ENTERO(1,99) = 1 Y ENTERO(-1,99) = 2

FACT: Calcula el factorial de un número entero y positivo. El factorial de N es igual a N x (N-1) x (N-2) x ... x 1. Ejemplos: FACT(4) =24. FACT(5)=120

PI: Devuelve el número p . Es una función vacía. Ejemplo: PI() =3,14159265.

PRODUCTO: multiplica los números proporcionados como argumentos. Ejemplo: PRODUCTO(10;100)=1.000

RAIZ: Extrae la raíz cuadrada del número proporcionado. Ejemplo: RAIZ(9)=9

REDONDEAR: Devuelve el primer argumento redondeado un número de decimales especificado. Sintaxis: REDONDEAR(Número;decimales)

RESIDUO: Devuelve el resto de un número dividido por número divisor. Sintaxis: RESIDUO(Número;número divisor). Ejemplo: RESIDUO(22;3)=1

SENO: Devuelve el seno de ángulo en radianes. Ejemplo: SENO(PI())=0

SUMA: Suma los números de argumentos. Ejemplo: SUMA(2;20;30)=52

SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Si es necesario buscar valores en listas o tablas o si se necesita buscar la referencia de una celda, pueden utilizarse las funciones de consulta y referencia.

BUSCAR: La función BUSCAR busca un valor en un rango ordenado y devuelve otro valor asociado. Sintaxis: =BUSCAR(Rango donde se busca;valor deseado;rango asociado)

BUSCARH: Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz.

BUSCARV: Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

COINCIDIR: Devuelve la posición que ocupa un elemento dentro de una lista ordenada. Sintaxis: COINCIDIR(Valor que se busca;matriz;tipo de coincidencia), donde tipo de coincidencia tiene tres valores (-1, 0, 1)

AHORA: Visualiza la fecha y hora del momento actual. Es una función volátil, y por tanto se recalcula cada vez que se produce un recálculo en la hoja. Sintaxis: AHORA()

AÑO: Devuelve el año correspondiente. Ejemplo: AÑO(34336)=1994

DIA: Devuelve el día correspondiente. Ejemplo: DIA(34336)=2

FECHA: Devuelve el número serial correspondiente a la fecha especificada. Sintaxis: FECHA(año;mes;día)

HORA: Devuelve la hora correspondiente en número de serial.

HOY: Visualiza la fecha del día actual en formato dd-mm-aa. Sintaxis: HOY()

Concatenación de texto: utilizando el operador & podrá concatenar cadenas de texto y celdas. Ejemplos: Si A1="Pedro" y A2="Pérez García" à A1 & A2 = PedroPérez García

A1 & " " & A2 = Pedro Pérez García
A2 & ", " & A1 = Pérez García, Pedro

TEXTO: La función texto convierte números en cadenas de texto y le aplica el formato especificado. Sintaxis: =TEXTO(número ; formato). Ejemplo: Si A1=2.500,2 à TEXTO(A1;"#.###,00")=2.500,20

LARGO: Devuelve la longitud de una cadena de texto. Sintaxis: =LARGO(referencia). Ejemplo: Si A1="Pedro" à LARGO (A1)=5 à LARGO ("Juan")=4

Ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un préstamo, el valor futuro o el valor neto actual de una inversión y los valores de obligaciones y bonos. Los argumentos más comunes de las funciones financieras incluyen:

Valor futuro (vf): el valor de la inversión o del préstamo una vez realizados todos los pagos.

Número de períodos (nper): el número total de pagos o períodos de una inversión.

Pago: el importe pagado periódicamente en una inversión o préstamo.

Valor actual (va): el valor de una inversión o préstamo al comienzo del período de inversión. Por ejemplo, el valor presente de un préstamo es el importe principal que se toma prestado.

Interés (interés): el interés o el descuento de un préstamo o una inversión.

Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el período de pago, como al comienzo o al final de mes.

VA: Devuelve el valor actual de una serie de pagos futuros. Sintaxis: =VA(tasa;nper;pago;vf)

VF: Devuelve el valor futuro de una serie de pagos. Sintaxis: =VF(tasa;nper;pago;va)

TASA: Devuelve el tipo de interés al que se efectúa una operación. Sintaxis: =TASA(nper;pago;va;vf)

PAGO: Devuelve el importe de un pago amortizativo correspondiente a una operación basada en pagos periódicos de cuantía constante. Sintaxis: PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

NPER: Devuelve el número de períodos necesarios para amortizar una deuda conocidos su importe, pago periódico, tipo anual y pagos anuales. Sintaxis: =NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)

PAGOINT: Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en tasa de interés constante. Sintaxis: =PAGOINT(tasa;período;nper;va;vf;tipo)

PAGOPRIN: Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante. Sintaxis: =PAGOPRIN(tasa;período;nper;va;vf;tipo)

MAX: Devuelve el mayor número que contiene el argumento. Sintaxis: =MAX(rango)

MIN: Proporciona el número menor que contiene el argumento Sintaxis: =MIN(rango)

CONTAR: Devuelve el número de celdas cuyo contenido es un número en el rango que se introduce como argumento de la función. Sintaxis: =CONTAR(rango)

CONTARA: Devuelve el número total de celdas que contienen cualquier tipo de dato (numérico, texto, lógico, error). Sintaxis: =CONTARA(rango)

PROMEDIO: Devuelve la media aritmética de los valores incluidos en los argumentos. Sintaxis: =PROMEDIO(rango). Ejemplo: PROMEDIO(1,2,3,4)=2,5

MEDIANA: Devuelve la mediana de un rango. La mediana es una medida de posición o promedio que se define como el valor central de una distribución ordenada. En el caso de que la distribución tenga un número par de valores la mediana es la media aritmética de los dos centrales. Sintaxis: =MEDIANA(rango). Ejemplos: Si a1:A6 contiene 1,3,5,7,9 à MEDIANA(A1:A6)=5 y si A1:A7 contiene 1,3,5,7,9,11 à MEDIANA(A1:A7)=6 (el promedio de los dos números centrales)

FRECUENCIA: La función Frecuencia agrupa datos en rangos o intervalos. Es una función muy útil a la hora de desarrollar las medidas descriptivas de un grupo de datos. Hay que tener en cuenta que es una función matricial y por tanto devuelve varios valores simultáneamente, por lo al ejecutar la función pulsaremos CTRL + MAYUSC + ENTER. Sintaxis: =FRECUENCIA(datos ; grupos)

Puede abrir un grupo de libros en un único paso creando un archivo de área de trabajo. En este archivo se guarda información acerca de todos los libros abiertos, como ubicaciones, tamaño de las ventanas y posiciones en la pantalla. Cuando se abre un archivo de área de trabajo mediante el comando Abrir (menú Archivo), Microsoft Excel abrirá todos los libros guardados en el área de trabajo. El archivo de área de trabajo no contiene los libros propiamente dichos y deberá continuar guardando los cambios que haga en los libros individuales.

• Abra los libros que desee abrir como grupo.

• Ajuste el tamaño y la posición de las ventanas de los libros como desee que aparezcan la siguiente vez que se utilicen.

• En el menú Archivo, elija Guardar área de trabajo.

• En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de área de trabajo.

En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo. Al realizar una búsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de determinada celda hasta que la fórmula dependiente de dicha celda da el resultado que se desea obtener.

• En el menú Herramientas, haga clic en Buscar objetivo.

• En el cuadro Definir celda, introduzca la referencia de la celda que contenga la fórmula que desee resolver.

• En el cuadro Con el valor, introduzca el resultado que desee.

• En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca la referencia de la celda que contenga el valor que desee ajustar.

• En el menú Herramientas, elija Escenarios.

• Haga clic en Agregar.

• En el cuadro Nombre de escenario, introduzca un nombre para el escenario.

• En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar.

• En Proteger, seleccione las opciones que desee.

• Haga clic en Aceptar.

• En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.

• Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.

Para crear escenarios adicionales, haga clic en Agregar y, a continuación, repita los pasos del 3 al 7. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

En Microsoft Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.

- Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.
- Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos.
- Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.

Evite que haya más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las características de gestión de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.
Deje en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Microsoft Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.
Evite la colocación de filas y columnas en blanco para que Microsoft Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.
Evite la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los datos podrían ocultarse cuando se filtre la lista.

Cree rótulos de columna en la primera fila de la lista. Microsoft Excel utiliza los rótulos para generar informes, así como para buscar y organizar los datos.
En los rótulos de columna, utilice una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente del formato que se asigne a los datos de la lista.
Cuando desee separar los rótulos de los datos, utilice bordes de celda, no utilice filas en blanco ni guiones para insertar líneas debajo de los rótulos.

Diseñe la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.
No inserte espacios adicionales al comienzo de una celda ya que afectarán a las clasificaciones y a las búsquedas.
No utilice una fila en blanco para separar los rótulos de columna de la primera fila de datos.

Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los valores de la lista, ordenándolos. Al ordenarlos, Microsoft Excel reorganizará las filas, las columnas o las celdas individuales utilizando el orden que especifique. Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en orden descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden ordenarse basándose en el contenido de una o más columnas.