SISTEMA R/3
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El sistema R/3 es un sistema "On-line" y en tiempo real diseñado para cubrir de forma global las necesidades de gestión o información de corporaciones de tipo medio/grande. Consta de un conjunto de módulos totalmente integrados que cubren una amplia variedad de funciones de negocio entre las que se incluyen: Gestión Económico Financiera (Contabilidad General, Contabilidad Analítica, Activos Fijos, Módulo Financiero, etc.), Logística, Comercial y Distribución, Producción (Planificación, Control, Sistemas de Producción en serie, lotes, JIT, etc.), Control de Calidad, Mantenimiento, Gestión integrada de Proyectos, Recursos Humanos, Workflow, etc.
En definitiva, puede afirmarse que cubre todas las áreas funcionales de la
empresa. Además, se están desarrollando y en su caso mejorando, las llamadas
Soluciones Industriales, lo que significa una mayor adecuación del sistema SAP
a las particularidades de cada negocio sectorial: Petróleo, Automoción,
Publishing, Laboratorios Farmacéuticos, Retail, Alimentación, Sector Público,
Telecomunicaciones, etc.
SAP es muy flexible. Permite agilizar las tareas diarias de cualquier empresa independientemente del sector y del país en que trabaje, de su tamaño (si bien es cierto que parece estar dirigido más bien a grandes empresas) y de otros factores que pueden suponer un problema con otro software.
Otro aspecto importante es que es altamente integrado: supera las limitaciones jerárquicas y funcionales típicas de la empresa. Todo está integrado en un mismo software que coordina las distintas estructuras, procesos y eventos de todos los departamentos y áreas funcionales, permitiendo a cada empleado disponer de toda la información necesaria en todo momento. Así, no solo actualiza la información en tiempo real (importantísima característica de SAP que constituye una enorme ventaja), sino que además basta con introducir los datos una sola vez, puesto que es el sistema se encarga de pasar y actualizar los datos en el resto de los módulos o programas.
Así la interconexión entre centrales, oficinas, centros de producción, etc. queda asegurada. Antes de los sistemas SAP, todas las operaciones podían hacerse, en cada departamento, oficina, fábrica.... con sus programas específicos para cada una (software para la gestión de materiales, software para controlar salarios, ventas, compras, etc. y cada uno de ellos trabajando con sus propios protocolos, con su propia información, adaptados para hardware distinto, sin conectar ni compartir información) con lo que se trabajaba el doble: los datos que se repiten en diversas áreas se manejan varias veces (por ejemplo, en el almacén y en la administración) y, al no estar interconectados, (aunque exista una red interna, los diversos programas podrían trabajar con formatos, datos, máquinas incompatibles) es necesario que alguien se dedique a pasar la información de unos a otros, perdiendo un tiempo que se podría dedicar a mejorar la estrategia.
Imaginemos por ejemplo una fábrica de sillas metálicas, con su almacén de piezas, maquinaria, oficinas, muelle de carga para los camiones, oficinas, salas de reuniones etc. La empresa tendrá personal de almacén, conductores, operarios de maquinaria, encargados, jefe de personal, administrativos, comerciales, jefe de ventas, jefe de administración, gerente, y puede ser una pequeña empresa (tendrá mucho menos personal e instalaciones) o una gran empresa (más camiones, más personal etc.), o no ser un fábrica, sino un empresa de servicios, (en lugar de operarios podría tener dependientes), para el caso es lo mismo. En nuestra fábrica se genera y se necesita información constantemente: entrada de mercancías y materias primas, necesidades de barras metálicas y tornillos, presupuestos que piden los clientes, albaranes de venta, notas de consumo de gasoil, vencimientos de pedidos, pagarés que nos entregan los clientes, letras que firmamos a proveedores, facturas de acreedores, balances que hay que presentar en el Registro Mercantil, etc. etc. Y toda esta información la suministran personas de la empresa (el administrativo del almacén que solicita materias primas, el contable que pasa los apuntes, los vendedores que introducen los pedidos etc.) y la solicitan también (el Jefe de Administración quiere ver algunos mayores, el comercial la forma de pago de algún cliente etc.). SAP R/3® evita que se repita innecesariamente la información (los datos que introduzca uno no hace falta que los introduzca otro, aunque sea de otra sección) y asegura que si en nuestra fábrica de Berlín se fabrica una silla, en ese mismo momento, nuestra sucursal en Albacete sabe que tiene una silla más que podría vender.
SAP es también abierto. Fue fue diseñado como un producto integrado, pero existe la posibilidad de instalar sólo parte del software (los módulos pueden utilizarse individualmente) para luego ir ampliando paso a paso según sus necesidades. Permite además la comunicación con terceros (clientes o proveedores de su empresa que no sean SAP AG y sus partners).
Es asimismo moderno y universal. SAP R/3® está preparado para el euro (especialmente importante para empresas que trabajan en Europa con la implantación de la moneda única en 1999), incorporando un programa para la conversión capaz de trabajar con diferentes tipos de cambio (funcionalidad multidivisa). Además, con SAP no hay necesidad de estar pendiente de qué pasará en la empresa el 1 de enero del 2000, ya que el sistema trabaja con años de 4 dígitos. Otra ventaja es que está directamente conectado a Internet y preparado para el comercio electrónico. Así la World Wide Web (www) puede servir como una interfase de usuario alternativa para las aplicaciones de empresa R/3, abriendo nuevas vías de negocio para los clientes.
Por otro lado, SAP R/3® opera en EE.UU, Asia o África con igual eficacia gracias a las versiones existentes en 24 lenguas (incluido chino, kanji y cirílico) y a las 39 versiones específicas para países que permiten trabajar con diferentes monedas, impuestos y normativas fiscales. Y todo esto asegurando una perfecta interrelación entre ellas. La universalidad de SAP R/3 no consiste sólo en la adaptabilidad a monedas, lenguajes o leyes, sino que es capaz de satisfacer las necesidades tanto de empresas pequeñas y medianas (más del 50% de las instalaciones, por ejemplo, Grupo Árbol Producciones S.A.) como de grandes multinacionales (Mercedes Benz o Microsoft) y empresas de cualquier sector (aerospacial y defensa, automoción, banca y seguros, bienes de consumo, gestión sanitaria, ingeniería y construcción, petróleo y gas...).
SAP R/3® tiene además otras ventajas. Ofrece algo más que soluciones informáticas. Las aplicaciones también enlazan sus procesos empresariales con los de sus clientes y proveedores, permitiendo integrar a los bancos y otras empresas colaboradoras (incluyendo el ya mencionado TeamSap®. y sus partners con una disponibilidad de 24 h diarias de atención al cliente) dentro de las comunicaciones internas (a nivel nacional e internacional).
Ofrece también la posibilidad de escoger entre más de 100 escenarios y 1000 procesos empresariales ya confeccionados en numerosos sectores industriales, permitiendo beneficiarse de los modelos empresariales de las empresas líderes. SAP ha desarrollado una amplia librería de procesos de negocio predefinidos que abarcan cada requerimiento de software funcional. Nuevos procesos de negocio y tecnologías se ponen a disposición de los clientes regularmente, facilitándoles soluciones empresariales al último nivel tecnológico, lo que les permite satisfacer la siempre cambiante demanda del mercado.
Dispone aismismo de sistemas EIS y de alerta temprana como son EarlyWatch y GoingLive Cheks que ayudan a detectar y corregir (incluye procesos de toma de decisiones) los problemas (como valores umbrales críticos) antes de que afecten a las operaciones.
SAP es infinitamente ampliable: es posible diseñar software específico en varios lenguajes de programación.
Necesita breves periodos de implantación. El tiempo que dure ésta, la empresa no podrá rendir al 100%, pero actualmente el 90% de las instalaciones se hacen en menos de un año, permitiendo un rápido retorno de la inversión. Por ejemplo, la instalación de SAP R/3® en COBEGA S.A. (primera instalación en España sobre AS/400) se llevó a cabo en seis meses y es considerada una instalación récord. Sin embargo, la implantación en S.A. EL AGUILA duró desde febrero de 1997 hasta julio de 1998 (19 meses). Esto datos son sólo orientativos, pues, como ya hemos mencionado, los módulos pueden instalarse por separado y es lógico que la instalación dependa del número de módulos y de la complejidad de la empresa.
La duración no debe parecernos excesiva si tenemos en cuenta que supone la adaptación de maquinaria, procesos, personal e incluso el diseño específico de funcionalidades no cubiertas con el software estándar. Tal es el caso del GRUPO ENHER, en el que fue necesario desarrollar programas específicos en ABAP/4® (lenguaje de SAP ya mencionado) y cuya instalación se llevó a cabo en dos fases. es una de las ventajas de poder instalar los módulos por separado; de esta forma, no es necesario trabajar en toda la empresa a la vez (y la empresa no disminuye tanto su rendimiento).
Tiene un sistema de arquitectura abierta que facilita a las compañías el elegir los equipos informáticos y los sistemas operativos de tal manera que se pueda aprovechar al máximo los avances en la tecnología. Emplea estándares internacionales reconocidos, lo que le permite a la empresa hacer distintas combinaciones (según sus preferencias) entre proveedores de hardware, bases de datos, sistemas operativos y lenguajes de programación:
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La compatibilidad con HTML y JAVA permite diseñar programas específicos en
estos lenguajes, haciéndose más visual. Así JAVA permite programación de
objetos para trabajar con ventanas, ratón, botones, etc.., y, por tanto, más
fácil de manejar (más cómodo para el personal); mientras que el HTML está
orientado a Internet (es el lenguaje de las páginas web).
La combinación de estructuras organizativas y funciones informáticas "on-line" (ya sea a través de Internet o de intranets -redes internas-) conduce, si se desea, a un proceso de datos descentralizado bajo una arquitectura cliente/servidor de tres niveles distintos:
La flexibilidad de la arquitectura cliente/servidor le permite a las
organizaciones obtener un óptimo uso de los recursos informáticos, pudiendo
disfrutar de las ventajas que las nuevas y mas avanzadas tecnologías de
hardware van ofreciendo, así como la posibilidad de adaptar los procedimientos
de negocio a los nuevos requerimientos que el mercado establece.